Los dossiers de consultas en los proyectos de creación de almacén

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Una vez se ha realizado el diseño y se ha redactado y dibujado el conjunto de los documentos técnicos para la creación de un almacén, se debe proceder al redactado de las licitaciones. Para ello será necesaria la elaboración de los dossiers de consulta.

En relación a estos dossiers, los podemos dividir en cinco categorías diferentes:

  • Número de lotes.
  • Pliego de condiciones.
  • Penalizaciones por retraso.
  • Desglose de los precios.
  • Servicios adicionales.

Pasemos ahora a conocer la información que estos deben contener.

  • Número de lotes

En este primer documento se deberán definir los lotes que conformarán el almacén, dependiendo ello de la complejidad del mismo. Dicha fase puede ser realizada o bien por la propia empresa, o a través de la contratación de servicios externos.

En lo que se refiere a la división de lotes, una buena solución es dividir la obra en tantos lotes como sea necesario con el fin de obtener un nivel óptimo en la calidad y en el precio. Por supuesto, cada almacén es diferente, ya que cada empresa presenta unas necesidades, unas condiciones y unos recursos diferentes, aunque por norma general, lo habitual si se trata de una instalación modesta es hacer un solo lote que agrupe la parte mecánica de la manipulación y el automatismo asociado, aunque si se trata de una instalación más importante y compleja, resulta habitual e interesante hacer dos lotes, unos mecánico y otro de automatismo, con el fin de dividir las tareas.

  • Pliego de condiciones

El pliego de condiciones implica la redacción de las licitaciones.

Se trata de un documento que recoge las necesidades y los principios de soluciones que constituyen el informe final del anteproyecto detallado.

Para una correcta redacción de los pliegos de condiciones, resulta útil seguir el siguiente guión:

  • Introducción que sitúe el proyecto en su contexto general.
  • Modalidades de la licitación.
  • Exposición de las necesidades, tal y como han sido descritas en el anteproyecto detallado.
  • Exposición de los condicionantes.
  • Límites de los proveedores.
  • Rendimientos esperados y condiciones de entrada.
  • Documentación esperada al final del proyecto.
  • Formación de los futuros trabajadores y agentes de mantenimiento.
  • Cláusulas de garantía de piezas de recambio.
  • Cuadro de desglose de los precios.
  • Condiciones de compra y modalidades de pago.
  • Cláusulas jurídicas.

En otras palabras, los pliegos son un documento en el que se explica de manera detallada qué necesita y quiere la empresa, así como las condiciones con que lo quiere y los criterios que valorará en la evaluación de cada propuesta. Así, si la empresa necesita un sistema de transporte dentro del almacén debido a su gran dimensión, en los pliegos deberá especificar cómo quiere que sea dicho sistema de transporte, deberá especificar el presupuesto de que dispone así como los elementos y criterios que conformarán la evaluación de las propuestas.

  • Penalizaciones por retraso

Resulta muy habitual que en todos los contratos se establezcan toda una serie de condiciones y penalizaciones en relación a los posibles retrasos que puedan surgir.

Comentar que, a nivel legal, la jurisprudencia las limita al 5 o 10%, por lo que, aunque formen parte del contrato, a menudo su eficacia suele resultar prácticamente nula, ya que lo que el proveedor dejará de percibir si se produce un retraso difícilmente logrará poner solución al problema, en caso que sea urgente, que dicho retraso ha ocasionado.

Dejando a un lado dicha consideración, en los documentos la empresa deberá dejar muy claro si se establecerá algún tipo de penalización por retraso, ya que toda la información debe quedar clara y los futuros proveedores deben estar perfectamente informados en relación a todas las condiciones de la licitación.

  • Desglose de los precios

Resulta sumamente importante que se desglosen los precios de todos los elementos y todas las tareas que implica el proyecto, con el fin de poder estudiar y analizar de manera detallada cada propuesta de licitación.

En los programas de licitaciones acostumbran a participar un número importante de proveedores, por lo que resulta de especial importancia conocer todos los componentes, prestaciones o características de cada servicio o elemento que ofrecen.

  • Servicios adicionales

Deberán ser descritos todos aquellos servicios adicionales a la propuesta.

El Dossier en un proyecto de diseño y creación de almacén resulta una herramienta central, ya que de su elaboración dependerá el posterior análisis de mercado y la implantación propia del almacén.

 

Artículo de ENEB – Escuela de Negocios Europea de Barcelona.

Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad Pompeu Fabra. Graduado en Sociología por la Universidad de Barcelona. Especializado en los ámbitos de la Asesoría Institucional, Coaching y PNL.

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Diplomado en Ciencias Empresariales por la Universidad Pompeu Fabra. Graduado en Sociología por la Universidad de Barcelona. Especializado en los ámbitos de la Asesoría Institucional, Coaching y PNL.

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