El departamento de alojamiento en los hoteles

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El departamento de alojamiento es el más importante del hotel, ya que, salvo excepciones, es el departamento que genera una mayor cantidad de beneficios.

Este se divide en tres subdepartamentos; recepción, conserjería y pisos, englobando así todo el aspecto relacionado con la estancia en términos de alojamiento de los huéspedes, ya que implica desde el momento en que el cliente efectúa su reserva hasta que se va del hotel, incluyendo esto, que la habitación en la que se va a hospedar esté siempre en perfectas condiciones.

Veamos a continuación como se distribuye cada uno de estos departamentos y cuáles son sus principales funciones.

Recepción

Este subdepartamento es considerado por muchos expertos en el tema como el “corazón del hotel” debido a que supone el primer nexo de unión entre el cliente y el hotel, siendo además el departamento que genera una relación más estrecha entre ambos. Esto implica que desde recepción se tenga una constante relación y comunicación con el resto de departamentos con el fin de crear una estancia agradable a los clientes y obtener una buena imagen de marca que, a la larga, generará beneficios.

A nivel interno, se trata del departamento encargado de vender las habitaciones a los clientes, constituyendo esto una de las principales y más importantes fuentes de ingresos del establecimiento.

La recepción la forman cinco subdepartamentos; mostrador, reservas, mano corriente, caja y conserjería. Veamos a continuación las funciones de cada uno de estos para entender todo lo que constituye este departamento.

Mostrador

Trabaja de cara al público y su actividad es básicamente comercial. En este destacan las siguientes funciones:

  • Planificación y control de las habitaciones.
  • Supervisión de la reserva y la documentación de las llegadas previstas.
  • Registro de entrada (check in) y de salida (check out) de los clientes.
  • Cumplimentar la documentación.
  • Otorgar las habitaciones a los clientes según sus preferencias y necesidades.
  • Informar a los demás departamentos sobre los movimientos del cliente.

 

Reservas

Este subdepartamento trabaja de puertas para dentro, y su trabajo es básicamente de tipo comercial y administrativo. Entre sus principales tareas destacamos:

  • Venta y control de las habitaciones.
  • Comunicación constante con los diferentes canales de reservas externos con los que se trabaja.
  • Control de los depósitos.
  • Confección de una hoja de reservas, así como de una lista de llegadas y salidas, con el fin de lograr una buena organización y gestión del departamento y evitar posibles problemas.

 

Mano corriente

Al igual que el departamento de reservas, trabaja de puertas para dentro, y su actividad es administrativa.

Se caracteriza por llevar a cabo las siguientes funciones:

  • Cargo de los conceptos y servicios consumidos por los clientes.
  • Control de facturas y supervisión del saldo.
  • Cuadre de las liquidaciones de los departamentos de servicios.
  • Cierre diario.
  • Cálculo de las comisiones a agencias de viajes y compañías de crédito.
  • Cálculo de las deducciones.
  • Cierre de facturas.
  • Cuadre de las cuentas de las habitaciones juntamente con el departamento de mostrador.

Caja

Es un subdepartamento que trabaja directamente de cara al público, cumpliendo una función administrativa que destaca por las siguientes funciones:

  • Cobro de facturas.
  • Cambio de moneda (en caso que el cliente sea extranjero y no haya hecho el cambio previamente a la llegada al hotel).
  • Control de los cofres de seguridad.
  • Confección de las liquidaciones de facturas cobradas, ya sea en efectivo o crédito.
  • Liquidación de la caja y las divisas.
  • Autorizar la salida de equipajes.

 

Conserjería

Comentar que este subdepartamento, en el caso de tratarse de hoteles grandes y de categorías superiores, es independiente del departamento de recepción. No obstante, y en hoteles pequeños y de menos categoría, lo habitual es que forme parte de la recepción, e incluso comparta personal. Es decir, a menudo las funciones de este departamento son realizadas por el personal de recepción.

En caso de ser un departamento separado de la recepción, cabe decir que es, junto a esta, el departamento que tiene una relación más permanente y constante con los clientes del hotel.


Pisos

Este departamento es el encargado de preparar y poner a punto el producto más importante que vende el hotel, que es la habitación. Estas suponen el principal producto que allí se vende, por lo cual deben estar siempre perfectas y acorde con la categoría del mismo. Se trata de un departamento dividido en dos subgrupos; pisos y lencería y lavandería.

Licenciatura en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Oberta de Catalunya. Técnico en Diseño Gráfico especializado en imagen corporativa y visual merchandising

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Licenciatura en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Oberta de Catalunya. Técnico en Diseño Gráfico especializado en imagen corporativa y visual merchandising

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