La Organización Departamental en hoteles

0

En el presente artículo procedemos a describir cuatro departamentos clave:

1) Food & Beverage

El departamento de alimentos y bebidas es uno de los más importantes ya que genera también importantes ingresos para el hotel.

En él, no solo se tiene en cuenta el producto gastronómico final que se ofrecerá a los clientes, sino que para llegar a él se deben efectuar toda una serie de pasos y gestiones imprescindibles. Es decir, antes de servir la comida a los clientes, son necesarias toda una serie de buenas gestiones que lograrán ofrecer los mejores productos y de mejor calidad.

De este modo, este gran departamento se divide en tres subdepartamentos; restaurante y bar, cocina y economato y bodega.

Antes de ver las diferentes funciones, cabe remarcar la importancia del trabajo colaborativo y coordinado de estos departamentos, con el fin de satisfacer las necesidades de los clientes y generar en ellos una buena experiencia.

Economato y bodega

Este subdepartamento no trabaja de cara al cliente, sino que su trabajo gira en torno a la relación y a las gestiones y negociaciones con los diferentes proveedores de alimentos y bebidas, así como en la conservación de estos con el fin de que sean ofrecidos a los clientes en las mejores condiciones de calidad.

De este modo, sus funciones son:

  • Mantener relaciones con los proveedores.
  • Comprobar las existencias disponibles y efectuar los pedidos de género cuando sea necesario.
  • Cotejar los precios de los productos según el mercado.
  • Efectuar las compras.
  • Efectuar el control de calidad de los productos que adquiere.
  • Verificación de los productos, así como de las cantidades cuando llegan a la bodega.
  • Examinar los albaranes, facturas y pedidos que intervienen en la entrada y distribución de género.
  • Recepción y almacenamiento del género recibido.
  • Distribución de los pedidos en los diferentes departamentos del hotel.
  • Control de existencias y stock.
  • Realización de inventarios.
  • Relación con el departamento administrativo en relación a las compras, facturas, pedidos y albaranes.

Cocina

  • Previsión diaria de la demanda.
  • Petición de suministros.
  • Preparación del servicio e información de la oferta gastronómica.
  • Recepción de comandas y elaboración de las mismas.
  • Presentación.
  • Control de consumo.
  • Control de las existencias disponibles para el siguiente servicio.
  • Relación constante con el economato y la bodega para que hagan los pedidos del género necesario.

Restaurante y bar

  • Limpieza del local, mobiliario y menaje.
  • Montaje de las mesas, aparadores y bufés.
  • Reposición de géneros.
  • Reserva de mesas.
  • Recibir y acomodar a los clientes.
  • Entrega de cartas y menús, tomar nota de la comanda y servicio.
  • Cambio de ropa (manteles).
  • Proponer y sugerir a la cocina la oferta gastronómica en función de las peticiones y gustos de los clientes.
  • Servicio de habitaciones.
  • Relación constante con el economato y la bodega para que hagan los pedidos del género necesario.

2) Mantenimiento, servicios técnicos y seguridad

El trabajo de este departamento es realmente importante ya que de él depende que todo en el hotel esté en perfecto estado y no exista ningún riesgo para la seguridad del cliente. De este modo, formará parte de este departamento personal dedicado a la obra, fontanería, electricidad, carpintería, mecánicos, pintores y jardineros.

En un hotel grande y de categoría alta, lo habitual es que dicho departamento cuente con todas estas figuras, no obstante, y en hoteles más modestos, lo normal es que los trabajadores del departamento de mantenimiento dominen varias disciplinas y realicen tareas diversas en función de la necesidad del momento.

Por lo que se refiere a las funciones a desempeñar en este departamento son:

  • Preventivas y correctivas en relación al inmueble; instalaciones básicas, maquinaria, mobiliario y zona exterior, que garanticen el perfecto funcionamiento de las diferentes instalaciones que conforman el hotel.
  • Protección de los bienes y personas relacionados con la actividad del hotel.
  • Prevención de incendios y de cualquier otro incidente que pueda suponer un atentado contra la seguridad de los clientes.

3) Departamento comercial

En cierto modo, una parte de la reputación, la notoriedad y la imagen de marca del hotel, recae sobre el trabajo que realiza el departamento comercial. Este está compuesto por las figuras del encargado de la publicidad y propaganda, el encargado de las relaciones públicas, el sector de ventas y el sector de animación, y tiene como principal objetivo dar a conocer el hotel, así como sus instalaciones, oferta gastronómica, oferta recreativa y servicios, entre otros.

De este modo, establecemos como funciones propias de este departamento las siguientes:

  • Establecimiento del plan de marketing del hotel.
  • Diseñar el servicio-marca.
  • Mantener a empresas y agencias informadas sobre la oferta que ofrece el hotel y adaptarse a las peticiones de los clientes.
  • Organización de eventos con el fin de dar a conocer el hotel y captar nuevos clientes.
  • Desarrollar acciones de publicidad y promoción para ganar repercusión y popularidad.
  • Llevar a cabo una importante campaña de relaciones públicas para posicionar el establecimiento, ganar clientela y fidelizar a los clientes actuales.
  • Entretener a los clientes y proporcionales una estancia agradable gracias a la oferta recreativa y de ocio que se ofrece.

Además, dentro de este departamento debemos considerar también el departamento de protocolo, propio de algunos establecimientos hoteleros.

4) Departamento financiero

Este departamento es el encargado de llevar las cuentas del hotel y de conseguir que todo cuadre. Dependiendo de lo grande que sea el hotel, lo normal es que el departamento financiero se divida en tres subdepartamentos; administración, contabilidad y financiación.

No obstante, y como resulta habitual, en pequeños hoteles cuyo flujo de clientes no es muy elevado, lo normal es que un mismo departamento se encargue de la realización de las funciones propias de cada uno.

Veamos por separado cuáles son estas funciones.

Administración

  • Efectuar la contabilidad de todo el hotel.
  • Control de caja.
  • Facturación.

Contabilidad

  • Gestión de cobros y pagos.
  • Control de caja.
  • Control y realización de los libros contables.
  • Contabilidad analítica.
  • Control y gestión de las obligaciones fiscales.
  • Gestión de clientes, proveedores, facturas, albaranes y pedidos, entre otros.

Financiación

  • Gestión de créditos y riesgos.
  • Negociación con entidades de crédito.
  • Valoración de inversiones

Analizando el tipo de tareas que debe realizar cada subdepartamento, comentar que, en cierto modo, se trata de tareas muy similares, por lo que lo más habitual es encontrarnos con un departamento financiero que no cuente con esta subdivisión de departamentos, y en el que las personas que trabajan en él realizan todas estas tareas y funciones mencionadas.

Licenciatura en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Oberta de Catalunya. Técnico en Diseño Gráfico especializado en imagen corporativa y visual merchandising

Compartir

About Author

Licenciatura en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Oberta de Catalunya. Técnico en Diseño Gráfico especializado en imagen corporativa y visual merchandising

Comments are closed.