Fases De La Gestión De Procesos: La Implantación

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Esta es la tercera fase de la gestión de procesos, y se refiere al conjunto de actividades destinadas a poner en funcionamiento el proceso de acuerdo a lo establecido durante la fase de diseño.

Para poder llevar a cabo con éxito esta tercera fase, deberemos hacer uso de los tres siguientes instrumentos:

  • Publicación.
  • Automatización.
  • Ejecución.

Pasemos entonces a considerar las principales consideraciones en relación a cada uno de ellos:

  • Publicación

Es fundamental que todos los procedimientos y consideraciones diseñados en la fase anterior estén disponibles para todos los participantes del proceso y del proyecto. Ello implica que todo lo establecido y que tenga que ver con el proceso se publique y se ponga a disposición de los participantes, con el fin de que estos dispongan de toda la información relativa al proceso.

La manera cómo esta información se publique y disponga depende de cada empresa, de modo que dicha información podrá ser publicada mediante soporte papel o a través de un soporte electrónico, como puede ser la intranet o en forma de newsletter interna.

  • Automatización

Esta segunda consideración se refiere al hecho de que algunos de los procesos diseñados pueden mejorarse gracias a su automatización por medio de herramientas tecnológicas.

Para proceder a la automatización de los procesos, podemos hacerlo o bien haciendo aplicaciones informáticas clásicas o bien mediante la automatización con el nuevo concepto del workflow: se trata de una herramienta utilizada para mejorar algunos procesos que presentan, sobre todo, actividades repetitivas y de cálculo.

El principal objetivo o propósito de utilizar el workflow es, básicamente, acercar personas, procesos y máquinas, de manera que se logre reducir el tiempo y acelerar la realización de un trabajo.

De este modo, para aquellos trabajos más rutinarios y repetitivos que pueden suponer un mayor tiempo si lo hace una persona que si lo hace una máquina, se automatiza este trabajo con el fin de ahorrar tiempo y destinar este tiempo ganado a otras actividades.

Aquí es muy importante lograr encontrar un equilibrio entre los trabajos realizados por los miembros del equipo y los trabajos realizados por las máquinas, de modo que se logre establecer la manera más efectiva y que mejores resultados ofrezca.

  • Ejecución

Finalmente, la última subfase de este proceso se refiere a la ejecución, es decir, a la puesta en marcha y desarrollo del proceso según lo establecido en las fases de diseño y planificación.

Como en otros procedimientos, la fase de ejecución no debe tratar solamente de ejecutar y desarrollar lo planificado, sino que debe incluir una fase de supervisión y control, de modo que se determine que todo sale según lo previsto. De este modo, en el supuesto de que ocurra algún problema o error, se podrá solucionar a tiempo y nos servirá, además, como experiencia para futuros diseños.

Comentar que esta fase tiene una gran importancia, ya que, del resultado de la ejecución, dependerá una nueva planificación de los procesos, con el fin de mejorar o mantener lo conseguido.

Durante esta fase, resulta muy importante llevar un seguimiento por escrito de todo aquello que suceda y sea relevante, ya que ello nos servirá para llevar a cabo de manera exitosa la revisión en la fase que sigue y que trataremos en otro artículo.

Licenciatura en Publicidad y Relaciones Públicas por la Universitat Oberta de Catalunya. Técnico en Diseño Gráfico especializado en imagen corporativa y visual merchandising

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