Necesidades Básicas En Un Plan Estratégico De Formación

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Un plan estratégico requiere de una serie de objetivos, los cuales estarán directamente condicionados por las necesidades. Para ello, tendremos en cuenta las siguientes generalidades:

  • La noción de necesidad de formación o desarrollo a veces es ambigua, lo que hace difícil distinguir si es personal o profesional. No debe olvidarse ninguna de las dos, puesto que en el planteamiento global de la empresa se dará el mismo énfasis a ambas.
  • Las personas que requieran u obtengan esta formación deben tener claro que es voluntaria y consentir en hacer los esfuerzos necesarios para obtenerla, es decir, se debe tener claro desde el primer momento el beneficio existente en esa formación.
  • Se debe prestar mucha atención a las expectativas, ya que pueden llevar a la frustración del trabajador. Se debe tener muy claro el objetivo que se quiere que alcance el trabajador, tanto a nivel profesional como personal.
  • Para evitar tanto la desinformación como la indiferencia del trabajador, se debe realizar una campaña informativa a todos los niveles y contando con la implicación de la dirección para que el personal asuma la importancia del plan y sus objetivos.

Otra necesidad es el análisis continuo de toda la estructura empresarial, que determinará cuáles son las mejoras necesarias en las características cualitativas de la plantilla, a pesar de que este análisis debe ir dirigido a todos los departamentos y sus estructuras, bien sean organizativas, tecnológicas o humanas. La adecuación de esas estructuras a los nuevos objetivos dependerá de la correcta transformación de sus recursos humanos mediante el diseño y aplicación de los programas de formación y desarrollo precisos.

El fracaso de esos objetivos puede deberse a diferentes motivos, por ejemplo, puede ser que esta estructura organizativa no evolucione de igual manera en todos sus ámbitos; que no haya una adaptación a las necesidades de mercado; que no exista una sincronización de los planes con los avances tecnológicos; o, simplemente, que exista un mal enfoque de los objetivos dentro del mismo plan de formación y desarrollo.

El proceso por el que tenemos que detectar esas necesidades forma parte de la primera fase del proyecto de elaboración de los planes de formación y desarrollo. El equipo encargado de su desarrollo debe tener clara la metodología a seguir y los instrumentos de los que dispone para detectar las necesidades. Esto le permitirá elegir los medios y el personal a cargo de la formación, por lo que tendrá claro cuál es el proceso formativo a seguir en aras de las necesidades identificadas.

Las necesidades detectadas, ya impliquen objetivos, limitaciones presupuestarias o acciones para realizar dentro de las posibilidades estratégicas y operativas que la empresa sea capaz de asumir, tendrán que comunicarse a mandos y empleados.

A continuación, mostraremos los tipos de necesidades más comunes en las empresas. Pueden identificarse en diferentes niveles:

  • En el organigrama de la empresa. La aparición o reestructuración de departamentos, de gestión de equipos o de cualquier ámbito que se registre dentro de una compañía requiere adaptación, gestión y organización y, por tanto, necesita de la transformación de los recursos humanos implicados.
  • En el campo de la organización laboral. Requiere un análisis de las necesidades de la propia reorganización (recursos, formas de trabajar, turnos, etc.) y un análisis sobre posibles errores o mecánicas de mejora, o en relación a las innovaciones tecnológicas.
  • En el campo personal o de los individuos. Necesidades de búsqueda de perfiles para adaptarlos a determinados puestos y cuestiones como el liderazgo, el trabajo en equipo, individuos con multifuncionalidad y con diferentes capacidades.
  • Búsqueda de individuos respecto a un puesto concreto. Nuevos puestos que requieran de una cualificación concreta o especialidad dentro de una función concreta o la aparición de nuevos roles.

A través de los diferentes puntos de vista de los individuos se pueden detectar múltiples necesidades. Para ello, disponemos de diferentes herramientas dependiendo de la búsqueda que queramos realizar, bien sean en grupo o individual. Entre las herramientas encontramos cuestionarios, buzón de sugerencias, tutorías, grupos de trabajo, lluvia de ideas, peticiones específicas de individuos en todos los puestos de mando, indicadores de calidad (quejas, devoluciones, etc.) y desempeño (absentismo, productividad, etc.), indicadores del clima laboral, etc. A pesar de todas estas formas que permiten atajar o detectar estas necesidades, no todas son válidas en todo momento. Es más, en ocasiones tienen más contras que beneficios.

Un ejemplo de error es el buzón de sugerencias. Este puede ubicarse en un determinado punto accesible a todos los miembros que conforman el personal, pero se deja mucho margen en cuanto a que las necesidades que pueden detectar los empleados no tienen que estar directamente relacionadas con el puesto el trabajo o con la mejora de procesos, ya que se da total libertad al individuo para la sugerencia, algo que no siempre es bueno: en ocasiones pueden aparecer dudas respecto a planteamientos que ya funcionan y que solo cuestiona la persona que formula la sugerencia.

Otro de los procesos que se pueden abrir son las tutorías. En ellas, además de realizar una entrevista entre el empleado y un superior, se pueden extraer necesidades vistas desde dos puntos de vista diferentes. Esto se convierte en una ventaja, porque los superiores, en algunos casos, pueden estar alejados de la realidad laboral. Para explicarlo un poco más claro, en la elaboración de tutorías, aparte de revisar las labores de los empleados y el cumplimiento de los objetivos, debería haber un área de mejora.

Para ello, también deberían darse una serie de circunstancias en la relación entre empleado y supervisor. La principal es que exista un clima de cordialidad y naturalidad. Que el empleado pueda expresar sus puntos de vista sin verse coaccionado debe ser una labor también del supervisor, pues una vez identificadas las necesidades, debería hacerse una evaluación y plasmarlas en un informe que, a su vez, debería consensuarse por otras áreas de la organización donde se hayan visto las mismas necesidades. Una vez se extraiga el conjunto de puntos a mejorar, debería establecerse un plan de formación conforme a los datos extraídos del estudio de las necesidades.

Licenciado en Historia del Arte y Psicología por la Universidad Autónoma de Barcelona. Doctorado en Historia del Arte. Experto en PNL, Coaching, liderazgo, motivación y gestión de equipos.

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Licenciado en Historia del Arte y Psicología por la Universidad Autónoma de Barcelona. Doctorado en Historia del Arte. Experto en PNL, Coaching, liderazgo, motivación y gestión de equipos.

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